REGULAMIN TRUSTLINKS

1. Aktywacja Trustlinks i zawarcie Umowy

 1.1 Umowa pomiędzy Whistleblowing Solutions AB („My”, „Nas” lub „Dostawca”) a Klientem („Klient” lub „Państwo”) zostaje zawarta w momencie, gdy Klient zarejestruje się za pośrednictwem dedykowanego procesu wdrożeniowego Trustlinks lub podpisze zamówienie odwołujące się do niniejszych Warunków.

1.2 W związku z aktywacją Umowy tworzone jest konto Klienta. Klient zobowiązuje się do podania kompletnych i prawidłowych informacji niezbędnych do wdrożenia, konfiguracji oraz świadczenia Usługi. Nieprawidłowe lub niekompletne informacje mogą mieć wpływ na możliwość świadczenia Usługi.

1.3 Klient ponosi odpowiedzialność za bezpieczne przechowywanie danych logowania oraz metod dostępu do Usługi. Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody wynikające z nieuprawnionego lub nieprawidłowego użycia danych logowania Klienta. Każda ze Stron zobowiązana jest niezwłocznie poinformować drugą Stronę o wykryciu lub podejrzeniu nieuprawnionego użycia.

2. Licencja i świadczenie Usługi

2.1. Z chwilą aktywacji Trustlinks Klientowi zostaje udzielona – na okres, za który Klient dokonał płatności z góry – niewyłączna licencja na korzystanie z Trustlinks, zgodnie z niniejszymi Warunkami oraz szczególnymi ograniczeniami określonymi w sekcji 4.

2.2 Trustlinks jest dostępny przez całą dobę, przez cały rok, z wyjątkiem prac konserwacyjnych, o których Klient zostanie uprzednio powiadomiony na piśmie. Jeżeli w danym miesiącu kalendarzowym dostępność Trustlinks będzie niższa niż 99%, Klientowi przysługuje prawo do bezpłatnego przedłużenia bieżącego okresu umownego o czas równy dziesięciokrotności okresu niedostępności Usługi.

2.3 Nasze wsparcie jest dostępne we wszystkich językach za pośrednictwem poczty elektronicznej [support@Trustlinks.com], z czasem odpowiedzi do 8 godzin roboczych, w dni robocze w godzinach 09:00–16:30 czasu środkowoeuropejskiego (CET).

2.4 Trustlinks jest udostępniany w stanie istniejącym, przy czym nie składamy żadnych innych zobowiązań ani gwarancji dotyczących funkcjonalności, poziomu świadczonych usług, jakości ani przydatności do określonego celu, poza tymi, które zostały wyraźnie wskazane w niniejszych Warunkach lub przekazane w formie pisemnej bezpośrednio danemu Klientowi.

Ponadto Trustlinks może być rozwijany, modyfikowany i zmieniany w okresie obowiązywania Umowy, a także uzupełniany o dodatkowe funkcjonalności lub oferty. Jeżeli takie zmiany mogą powodować istotne negatywne konsekwencje dla Klienta, zobowiązujemy się poinformować o nich Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem. W takim przypadku Klientowi przysługuje prawo do rozwiązania Umowy w zakresie Usługi w formie pisemnej, z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.

Jeżeli Klient nie skorzysta z powyższego prawa przed dniem wejścia w życie zapowiedzianej zmiany, prawo do wcześniejszego rozwiązania Umowy wygasa.

2.5 Klient zobowiązuje się do przestrzegania aktualnych wytycznych dotyczących korzystania z Trustlinks i ponosi pełną odpowiedzialność za wszystkich użytkowników Trustlinks po swojej stronie. Obejmuje to w szczególności zakaz korzystania z Usługi w sposób, który przeciąża system, wprowadza wirusy lub w inny sposób uszkadza Trustlinks, a także powoduje lub umożliwia nieuprawniony dostęp do Trustlinks lub informacji w nim zawartych.

2.6 Trustlinks może obejmować wytyczne, rekomendacje, szablony, polityki, zadania, listy kontrolne, mechanizmy oceny, raporty oraz inne treści lub rezultaty udostępniane za pośrednictwem Usługi (łącznie „Rezultaty Usługi”), w tym funkcjonalności wspierane przez rozwiązania zautomatyzowane lub oparte na sztucznej inteligencji.

Klient przyjmuje do wiadomości i zgadza się, że:

(a) Rezultaty Usługi są dostarczane w celu wsparcia wewnętrznych procesów Klienta i nie stanowią porady prawnej, regulacyjnej, w zakresie zgodności ani innego rodzaju profesjonalnej porady.

(b) Rezultaty Usługi mogą być oparte na informacjach przekazanych do Usługi i/lub na ustandaryzowanych ramach oraz mogą wymagać dostosowania do specyficznych okoliczności Klienta.

(c) Klient jest odpowiedzialny za przegląd, weryfikację i zatwierdzenie wszelkich Rezultatów Usługi przed ich wdrożeniem oraz za zapewnienie, że działania podejmowane na podstawie Usługi są odpowiednie dla organizacji Klienta.

(d) Chociaż dokładamy starań, aby utrzymać wysoką jakość Usługi, nie gwarantujemy, że Rezultaty Usługi będą dokładne, kompletne ani odpowiednie do każdego celu, oraz nie ponosimy odpowiedzialności za skutki wynikające z polegania przez Klienta na Rezultatach Usługi.

2.7 Trustlinks ma na celu wspieranie wewnętrznych procesów zarządzania, zarządzania ryzykiem oraz procesów związanych ze zgodnością po stronie Klienta.

Nie oświadczamy ani nie gwarantujemy, że korzystanie z Usługi zapewni zgodność z jakimikolwiek konkretnymi przepisami prawa, regulacjami, ramami, normami lub wymogami regulacyjnymi, w tym między innymi z NIS2, DORA, normami ISO, RODO ani innymi podobnymi regulacjami lub standardami.

Zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami pozostaje odpowiedzialnością Klienta. Klient jest odpowiedzialny za ocenę własnych obowiązków oraz za określenie, w jaki sposób Usługa powinna być wykorzystywana w jego specyficznym kontekście.

3. Cena i płatności

3.1 Klient zobowiązany jest do zapłaty opłaty licencyjnej za każdy poziom określony na Stronie Internetowej w związku z aktywacją Trustlinks. Opłata licencyjna płatna jest z góry, rocznie, na podstawie faktury. W przypadku opóźnienia w płatności naliczane będą ustawowe odsetki za opóźnienie. Jeżeli Klient zalega z płatnością dłużej niż jeden miesiąc, a My wezwaliśmy Klienta do zapłaty należności na piśmie, mamy prawo zawiesić dalsze świadczenie Trustlinks do czasu uregulowania zaległych kwot.

3.2 Zastrzegamy sobie prawo do zmiany wysokości opłat na kolejne okresy rozliczeniowe. O każdej zmianie ceny Klient zostanie poinformowany co najmniej 60 dni przed rozpoczęciem kolejnego okresu obowiązywania subskrypcji, o ile Umowa nie stanowi inaczej.

4. Prawa własności intelektualnej

4.1 Klient przyjmuje do wiadomości, że Trustlinks zawiera prawa własności intelektualnej przysługujące Nam lub osobom trzecim. Żadne postanowienie Umowy ani niniejszych Warunków nie oznacza przeniesienia takich praw na Klienta ani przyznania Klientowi prawa do korzystania z nich w zakresie szerszym niż wyraźnie określony w niniejszych Warunkach.

4.2 Licencja, o której mowa w sekcji 2.1, jest uzależniona od tego, że Klient – z wyjątkiem Danych Klienta (zdefiniowanych poniżej) –  nie będzie kopiował, udostępniał (w drodze podnajmu, przeniesienia lub w inny sposób), dokonywał tzw. inżynierii wstecznej ani podejmował innych działań umożliwiających kopiowanie całości lub części Trustlinks bądź jego koncepcji.

5. Odpowiedzialność i jej ograniczenie

5.1 Usługa jest świadczona zgodnie z niniejszymi Warunkami i udostępniana w aktualnym stanie oraz w zakresie wynikającym z jej bieżącej dostępności.

Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody wynikające z danych Klienta lub treści przesłanych bądź dostarczonych przez Klienta lub osoby trzecie.

Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody pośrednie ani następcze, w tym między innymi za utratę zysku, utratę przychodów, utratę możliwości biznesowych, przerwy w działalności, utratę renomy, utratę spodziewanych oszczędności ani kary administracyjne, nawet jeśli Dostawca został poinformowany o możliwości wystąpienia takich szkód.

Całkowita łączna odpowiedzialność Whistleblowing Solutions wynikająca z Umowy lub pozostająca w związku z nią, niezależnie od podstawy prawnej (umowa, czyn niedozwolony – w tym niedbalstwo – lub inna podstawa), w żadnym wypadku nie przekroczy kwoty odpowiadającej łącznym opłatom zapłaconym przez Klienta za Usługę w okresie dwunastu (12) miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia.

Żadne postanowienie niniejszych Warunków nie ogranicza odpowiedzialności w zakresie, w jakim takie ograniczenie jest niedozwolone na podstawie obowiązującego prawa. 

6. Dane osobowe i Dane Klienta

6.1 Chronimy integralność Klienta, a naszym celem jest zapewnienie, w możliwie najszerszym zakresie, ochrony danych osobowych, które przetwarzamy. Zasady przetwarzania danych osobowych w ramach platformy Trustlinks zostały uregulowane w umowie powierzenia przetwarzania danych, stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszych Warunków.

6.2 Wszelkie informacje, które Klient i/lub użytkownik Trustlinks przekazuje, przesyła, wgrywa lub w inny sposób udostępnia za pośrednictwem Trustlinks, w tym Wyniki Usługi (Service Output), stanowią „Dane Klienta”. Nie rościmy sobie żadnych praw do Danych Klienta, a Klient ponosi wyłączną i pełną odpowiedzialność za Dane Klienta oraz za skutki korzystania z tych Danych Klienta.

7. Poufność oraz prawo do publikacji nazwy Klienta

7.1 Każda ze Stron zobowiązuje się nie ujawniać osobom trzecim – bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony – informacji oznaczonych jako „POUFNE” ani nie wykorzystywać ich w innym celu niż realizacja zobowiązań wynikających z niniejszych Warunków. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji, co do których Strona wykaże, że stały się jej znane w inny sposób niż na podstawie niniejszych Warunków lub które są powszechnie znane. Obowiązek poufności nie ma również zastosowania w przypadku, gdy ujawnienie informacji jest wymagane przepisami prawa, innymi regulacjami lub decyzją organu publicznego.

7.2 Żadna ze Stron nie jest uprawniona do publikowania komunikatów prasowych ani innych publicznych oświadczeń dotyczących Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. Ponadto żadna ze Stron nie może publikować nazwy ani logo drugiej Strony na swojej stronie internetowej w okresie obowiązywania Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony.

8. Okres obowiązywania Umowy i wcześniejsze rozwiązanie

8.1 Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia zgodnie z pkt 2.1 i obowiązuje do końca miesiąca następującego po upływie 12 miesięcy od tej daty. Po upływie wskazanego okresu Umowa ulega automatycznemu przedłużeniu na kolejne 12-miesięczne okresy, o ile żadna ze Stron nie złoży drugiej Stronie oświadczenia o wypowiedzeniu w formie pisemnej, przesłanego na adres support@trustlinks.com, najpóźniej na 3 miesiące przed zakończeniem danego okresu obowiązywania Umowy.

8.2 Każda ze Stron ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli (i) druga Strona dopuści się istotnego naruszenia Umowy i nie usunie tego naruszenia w terminie 30 (trzydziestu) dni od otrzymania pisemnego wezwania, lub (ii) druga Strona ogłosi upadłość, zostanie objęta restrukturyzacją, złoży wniosek o układ, zaprzestanie regulowania zobowiązań, wejdzie w stan likwidacji lub zostanie uznana za niewypłacalną. Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy powinno zostać złożone bez zbędnej zwłoki od momentu powzięcia informacji o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie.

9. Postanowienia różne

9.1 Strony są niezależnymi przedsiębiorcami, działającymi we własnym imieniu i na własne ryzyko. O ile nie uzgodniono wyraźnie inaczej, żadna ze Stron nie jest uprawniona do zawierania umów w imieniu drugiej Strony ani do nakładania na nią jakichkolwiek zobowiązań.

9.2 Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy oraz niniejszych Warunków wymagają formy pisemnej i podpisu obu Stron.

9.3 Klient nie jest uprawniony do przeniesienia swoich praw lub obowiązków wynikających z Umowy lub niniejszych Warunków bez naszej uprzedniej pisemnej zgody.

9.4 Jeżeli wykonanie zobowiązań Strony zostanie uniemożliwione z powodu okoliczności pozostających poza jej kontrolą, stanowi to podstawę do zwolnienia z odpowiedzialności, w tym z obowiązku zapłaty odszkodowania.

9.5 Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszych Warunków zostanie uznane za nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne przez właściwy sąd lub inny uprawniony organ, nie wpływa to na ważność ani skuteczność pozostałych postanowień, które pozostają w mocy w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa. Strony zobowiązują się niezwłocznie podjąć negocjacje w dobrej wierze w celu zastąpienia takiego postanowienia postanowieniem zgodnym z prawem, możliwie najpełniej oddającym jego pierwotny cel gospodarczy.

9.6 Po rozwiązaniu Umowy lub niniejszych Warunków – niezależnie od przyczyny – następujące postanowienia pozostają w mocy: Prawa własności intelektualnej, Odpowiedzialność i jej ograniczenie, Poufność oraz Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów.

10. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

10.1 Niniejsze Warunki podlegają wyłącznie prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z niniejszych Warunków lub z nimi związane będą ostatecznie rozstrzygane w drodze arbitrażu prowadzonego przez Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, zgodnie z obowiązującym Regulaminem tego Sądu. Miejscem arbitrażu jest Warszawa, Polska. Sąd Arbitrażowy rozstrzyga, czy postępowanie będzie prowadzone przez jednego czy trzech arbitrów, z uwzględnieniem charakteru sprawy, wartości przedmiotu sporu oraz innych istotnych okoliczności. Strony zobowiązują się do zachowania poufności co do istnienia, przebiegu i treści postępowania arbitrażowego, jak również informacji dotyczących negocjacji, arbitrażu lub mediacji prowadzonych w związku z niniejszymi Warunkami, chyba że ujawnienie jest wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub jest konieczne do wykonania lub dochodzenia roszczeń wynikających z orzeczenia.

10.2 Niezależnie od postanowień ust. 10.1, zachowujemy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu braku zapłaty przez Klienta przed sądem powszechnym właściwym miejscowo dla siedziby Dostawcy.